「業務改善」「リエンジニアリング」などの必要性が増しているビジネスシーンにおいて、業務改善策の実施は、組織と従業員のためにも必然の流れと言えるでしょう。ここでは、業務改善における具体的なアイデアについてご紹介します。
ペーパーレス化で作業負担軽減・作業効率向上
業務改善に役立つ具体的なアイデアのひとつが「ペーパーレス化」です。ペーパーレス化の導入により、以下のようなメリットがあります。
「書類に書き込む時間」や「書類を探し出す時間」を削減できる
キータイピングに慣れた人であれば、文章を書くスピードは明らかに手書きよりタイピングの方が早くなります。特に修正が多い書類の場合、手書きでは何度も修正すると汚くなりがちですが、パソコン上では何度でもきれいに素早く修正することが可能です。また、保管していた書類を必要なときに取り出そうとする際、紙の書類ではたとえ整理整頓されていたとしても、探すのに時間がかかります。一方、データ化された書類であれば、検索機能を使えばすぐに目的の書類を見つけ出すことが可能です。
書類用の棚が不要になり、スペースの有効活用が可能に
一般的に、保管用の書類はファイルにとじ、そのファイルは棚に並べて保管します。従って、書類が増えれば増えた分に相応の大きさの棚が必要になるということです。もし大量の書類を保管することになれば、専用の倉庫が必要になるでしょう。ペーパーレス化では、このような棚のスペースが不要になります。オフィスを圧迫していた棚がなくなれば見た目もすっきりするでしょう。もちろん空いたスペースを別の用途に有効活用することもできます。
整理整頓されたオフィス環境で作業効率アップ
すぐに使う書類は、個人のデスクの上や引き出しの中などに置かれていることが多いでしょう。ただ、全員がきれいに整理整頓できているわけではないと思います。整理整頓自体が苦手な人もいれば、仕事が忙しくて時間を割けない人もいるでしょう。常にデスクが書類だらけでは、何か作業をする際も逐一どかさなければなりませんし、汚いデスクばかりのオフィスは雰囲気も暗くなりがちです。こういったこともペーパーレス化により改善することができます。
オプション利用で、ペーパーレス化だけでないさらなる業務改善も
ペーパーレス化はとても有意義な業務改善方法ですが、それだけでは不十分です。電子化された書類データのその後の扱いによって、真の意味での業務改善が図れます。Office系ソフトとの連携や、クラウドサービスの活用、自席用スキャナーの導入や運用の明確化などによって、さらなる業務効率化が実現します。ペーパーレス化を考えるなら、その後の運用面についても合わせて検討しましょう。
組織の在り方を改善するアイデア
組織内の活動が、より意欲的でより生産的になるように組織の在り方から改善することも、経営においてメリットがあります。
スキル制度の導入
多くの企業では、自社独自の商品知識や仕事の進め方などを覚えることで従業員がレベルアップします。一般的には経験年数に比例するため、社歴によって報酬が上がるシステムになっています。ただその場合、有能な新人から「早く業務を覚えても評価されない」という不満が出ることもあります。そこでおすすめなのが、企業独自のスキル制度の導入です。仕事の効率化につながる知識や能力を体系化し、「資格」として段階的に取得できるようにしてみましょう。資格取得で給与がアップするようになれば、有能な社員を正当に評価することができます。個人の成長は、組織全体の成長やモチベーションアップにもつながるでしょう。
業務マニュアルの作成
業務が属人化した企業では、ひとりの社員が休んだだけで業務がストップすることもあるほか、引き継ぎも個人に頼らざるを得なくなるため時間がかかります。そういったことを防ぐための手段が「マニュアル化」です。業務をマニュアル化すれば、誰かが抜けても代わりにできる人がいるため、お互いにフォローし合える環境になります。また、教育や引き継ぎの際にもマニュアルを読んでもらうことで必要な知識を自主的に学習できるので、担当者の負担を軽減できます。マニュアルの作成には時間がかかりますが、一度作成すれば何度も使い回せるので便利です。
役職の職務権限の改定
上司や他部署から許可をもらう、いわゆる「決裁」に時間がかかっていないでしょうか。大企業の場合は、決裁が下りるまでに数週間かかるということも珍しくありません。決裁は会社のルールなので、ルールに縛られるがゆえに業務が進めづらくなっていることもあるはずです。ぜひ一度、役職の職務権限を見直してみてください。「本当にこの役職までの決裁が必要なのか」「もう少しスピードを重視してもいいのではないか」など、改善案が見つかるはずです。近年はワークフローシステムの導入で、よりスピーディーな承認フローを構築できるようになっています。権限の改定と合わせて、承認業務に関する仕組みの見直しも効果的です。
ITシステム導入でコミュニケーションを促進
ITシステムの導入により業務改善と組織の活性化を促します。
グループウェアの導入・刷新
メールやスケジュール、掲示板機能など、情報共有に便利なグループウェア。仕事を円滑に進めるためにも、まだ導入していない場合はぜひおすすめしたいツールです。また、近年ではソフトをインストールしなくても利用できるクラウド型が増えています。すでに導入済みの場合も、刷新することでより便利で使いやすくなるかもしれません。
ビジネスチャットによる伝達・対話
社内のコミュニケーションにチャットを導入してみてはいかがでしょうか。電話では記録が残りませんし、時間の都合を合わせる必要があります。一方、メールでは作成や送信に時間と手間がかかるため、細かく連絡を取り合うのには向いていません。チャットなら、お互いに時間のあるときに返信できますし、記録にも残ります。また、「○○様。お世話になっております。××です。」といった定型文も不要なので、気軽に連絡が取れ、社内のコミュニケーションがより円滑になるでしょう。
Web会議でコスト削減
全社会議を開くため、遠く離れた事業所の社員が一堂に集結することも多いと思います。ただ、この場合は時間の都合を合わせなくてはいけませんし、出張費用もかかります。一大行事となるため、なかなか気軽には開けないはずです。Web会議システムを導入すればコストを削減できるだけでなく、大きな会議も開きやすくなるため、より濃密な議論ができます。
クラウドソーシング・BPOの活用で作業負荷軽減
クラウドソーシングやBPOを活用して、業務を外部化させることで、業務改善を図ります。
クラウドソーシングで作業負荷とコスト削減
「クラウドソーシング」は、インターネットを利用し、不特定多数の人に業務を依頼することです。専用のサイトで仕事の概要や条件などを提示し、それを見た人が応募。両者が同意すれば契約するという形です。記事のライティングやイラストデザインなどを中心に、ネットを介して依頼できる仕事によく利用されています。依頼先は主に個人なので、品質にはばらつきがあるものの、低コストで気軽に仕事を依頼できるのが魅力です。
BPOでコア業務に注力
BPOとは「ビジネス・プロセス・アウトソーシング」と呼ばれるもので、企業が業務の一部を外部に委託することを指します。主に委託されている業務は、コールセンターやソフトウェア開発、バックオフィス、配送などです。一定の料金を支払うことで、自社では賄えない業務をプロに任せられます。上手に利用すればコストを削減できるほか、雑務に時間を割かなくて済むのでコア業務に専念できるのがメリットです。
自社に合った業務改善策を
業務改善を実現する方法はさまざまです。システムの導入や外部のサービスを利用するなど、自社の予算や業務内容によって使い分ける必要があります。また近年は、IT機器やクラウドサービスなど、多様なテクノロジーやサービスが低コストで導入できるようになっています。始めやすい改善策から取り入れてみるのも一手でしょう。
