OCRによるPDF変換機能のメリットとおすすめソフト

2020.4.8

OCRソフトの中にはテキスト付きPDFに変換できるものがあります。この機能には様々なメリットがあり、できることも増えます。文書の電子化という流れも相まって、紙の文書をPDF化し保存することはごく一般的になりました。しかし、スキャンした文書がどんなものかという情報を管理するためにはひと手間必要です。何十枚、何百枚とある請求書を1枚ずつ読み取り、さらに内容に合わせたファイル名を付けるとなれば単純な紙での管理よりさらに手間がかかってしまうことでしょう。「○年△月請求書」のようなひとまとめのファイルにした場合でも、『□枚目が何の請求書か』という情報をどこかに残してく必要があり、結果として作業負担は減るどころか増えてしまうかもしれません。
テキスト付きPDF変換機能を持つOCRならこうした悩みを解決することができます。

今回は、OCRソフトのテキスト付きPDF変換機能について詳しくご紹介します。また、おすすめのソフトも紹介するのでぜひ参考にしてください。

紙の文書をPDF化することのメリット

紙の文書をPDF化することのメリットをいくつか紹介します。

いつでも閲覧が可能

紙の文書の場合、ファイルを探してから紙を取り出して見なければなりません。さらに、ファイルは様々な場所で保管されているため、すぐに閲覧することが難しいでしょう。他にも、文書作成ソフトウェアで文書作成をした場合は、そのソフトウェアを使用しなければなりません。そのため、使用したソフトウェアがなければ閲覧できないでしょう。

改ざんの防止になる

紙の文書では、誰もが簡単に手を加えることができます。また、いつ誰が手を加えたのかが分からないので、改ざんが簡単に行われてしまうというデメリットがあります。

それに比べ、サーバー上で保存されているPDFはセキュリティ機能があり、何かしらの変更がされた場合は履歴が残るので、変更された部分がすぐに分かります。さらに、パスワード設定があるため誰もが編集できるというわけではなく、コピーや印刷の制限があるので新しく紙の文書を作成するのも難しいといえます。

さらに便利なテキスト付きPDF

テキスト付きPDFとは、透明テキスト付きPDFやサーチャブルPDFと呼ばれるもので、OCRで文書内の文字をテキスト化したデータをPDF書類の画像に見えない形で重ね合わせて一体化したものです。

紙の文書をテキスト付きPDFに変換することによって、書類の管理がとても簡単になります。契約書やその他の書類の内容をデータとしてまとめる際には、内容を一から書き起こすことが多いですが、OCRによるPDF変換機能があれば簡単に内容の検索ができるPDFに変更できるので便利です。

テキスト付きPDFは経理や法務などの書類を多く扱う業務以外にも、多種多様な業務における利便性を高めることにつながります。
たとえば、マーケティング部門では、カタログやチラシなどからテキスト付きPDFを作成し、データベース化することで今後のマーケティング活動の参考にすることができます。
このように、紙の資料や画像データから変換したテキスト付きPDFはさまざまなシーンで活用できるでしょう。

まとめ

一部OCRソフトで可能なテキスト付きPDFに変換できる機能は、仕事を効率化してくれるので便利な機能です。ABBYYの「ABBYY FineReader Server」は大量の文書変換を目的として設計されており、経理や法務といった書類を多く扱う業務において大きな手助けとなるでしょう。
PFUはABBYYのパートナー会社です。検証、設計、構築、トレーニング、保守サポートまでを「トータルキャプチャーサービス」として一貫して提供しています。