OCRを導入することで、紙の情報をデジタル化し、さまざまなファイル形式への変換、情報共有が可能になり、利便性がアップします。OCRはそもそもクラウドサービスとソフトウェアがありますが、ここではクラウドサービスの内容とそのメリットについて具体的な例を挙げて解説していきます。
OCRの導入で業務時間を大幅に短縮できる
OCRのサービス導入で、日常の業務においてどのような部分で効率アップができるのかをご紹介していきます。
そもそもOCRとは？
OCRは、画像の中の文字をテキストデータとして認識する技術のことです。従来の画像のデータは、文字データとして取り扱いできませんでした。しかし、OCRを利用すれば、画像を取り込む際に文字をテキストデータとして取り込むことができます。検索、編集、保存が可能になり、手入力する手間を省くことにつながります。
また、取り込んだデータを出力する際にも、テキスト付きPDFで出力するとデータをコピーやペーストすることができます。データ化することができれば、Microsoft社のWord・Excel・PowerPointなどにデータを貼り付けして、新たなファイルとして編集することも可能になります。
OCRの導入で期待できる3つのこと
OCRを業務に導入することで、主に3つのメリットがあります。
- 人件費削減：従来手作業で入力していた帳票の入力などが自動化され、人件費の削減が期待できます。
- 入力ミスの軽減：人が手作業で行う業務では、ミスがないとは言い切れません。データとして取り込むことで、入力ミスを軽減することにつながります。
- 管理・検索が便利：紙で管理をしている場合は、書類の整理が必要で、探すのも手間がかかりました。データ化しておくと、すぐに検索できるので管理する手間も省くことができます。
このように、OCRのサービスを導入することで、今までの業務を大幅に効率化することができ、企業の生産性の向上に役立ちます。
OCRのクラウドサービス導入で期待できること
OCRのクラウドサービスは、新たな設備投資をする必要がないため、導入のコストを抑えることができ、導入期間も縮小できるメリットがあります。初期投資する必要がないのでいつでも始めることができます。また、システムの管理を自社で行う必要がなく、サービス提供業者に任せられるので、運用する上で面倒な作業もありません。
OCRのクラウドサービスを比較する上でのポイント
では、OCRのクラウドサービスを導入する場合には、どのようなポイントに注目をすればいいのでしょうか。
主な比較ポイントは対応帳票・料金・運用サポート
OCRのサービスを比較検討する場合の主なポイントは3つです。
- 対応帳票：見積書、注文書、請求書、納品書など、業務で発生するさまざまなタイプの帳票を取り込むことができるOCRのクラウドサービスがおすすめです。
- 料金：導入時に初期費用がかかるもの、月額で料金がかかるものなど価格体系はさまざまです。中には、短期間のお試し版が用意されているサービスもあるので、上手に活用しましょう。
- 運用サポート： OCRのクラウドサービスをスムーズに利用するためには、運用サポートサービスの充実度を比較しましょう。いざという時に、電話やメール、チャットなどのサポート方法や内容、対応時間、料金などはあらかじめ確認しておきましょう。
無料のOCRでできることと問題点
中には無料で提供されているOCRのサービスもありますが、機能が制限されていたり、運用サポートが提供されていなかったりなど、有料のものと比較して安心して業務に活用しにくいことがあるので注意が必要です。
帳票や請求書などの入力の効率アップにはPFUのクラウドサービスがおすすめ
PFUから販売されている「PFU Smart Capture Service」では、クラウド型の高度なOCRサービスを利用することができます。PFUの強みは、お客様の業務分析からOCRの導入、運用まで一貫して行えることです。だからこそ、様々なお客様の悩みに真摯に向き合い、1社1社にあったサービス提供が実現できます。
また、トライアルサービスもあるので、自社に合うかどうか実際に使用して検討することが可能です。さまざまな手書きの帳票なども処理する機能が備わっており、業務の効率化を実現することができるでしょう。ぜひ一度、お試しください。
- Microsoft Word、Microsoft Excel、PowerPoint、Microsoft Officeは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。
